Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik, her yetkilendirme sözleşmesi için ayrı dosya ve en az beş yıl saklama zorunluluğu getirir.
Yetkilendirme sözleşmesi, tapu örneği, kimlik fotokopileri, vekaletname (varsa) ve komisyon mutabakatına ilişkin yazışmalar aynı dosyada tutulmalıdır. Eksik belge, denetimde dosyanın tamamlanmamış sayılmasına yol açabilir.
Saklama süresi genellikle sözleşmenin sona erdiği veya feshedildiği tarihten itibaren hesaplanır. Ofis içinde tek bir kural belirleyip tüm danışmanların aynı tarih alanını doldurması tutarlılık sağlar.
Elektronik ortamda tutulan kayıtlar, erişim kontrolü, değiştirilemez denetim izi ve yedekleme ile desteklendiğinde güçlü bir kanıt seti oluşturur. Saklat her erişimi kayda geçirir; dosya silinmez, yalnızca arşivlenir.